Les entretiens one-to-one sont un pilier essentiel du management moderne.

Ces échanges réguliers entre un manager et son collaborateur favorisent une communication ouverte et transparente.

Ils permettent d’aborder les défis professionnels, les objectifs personnels et les opportunités de développement.

Maîtriser l’art du one-to-one demande de la pratique et une approche réfléchie.

1. Préparer efficacement l’entretien one-to-one

Définir des objectifs clairs

Avant chaque entretien, le manager doit établir des objectifs précis. Ces buts guideront la conversation et assureront que le temps passé ensemble soit productif. Pour structurer efficacement la discussion, il peut s’appuyer sur la méthode QQOQCP, qui aide à cerner tous les aspects importants d’une situation.

Voici quelques exemples d’objectifs pertinents pour un entretien one-to-one :

• Évaluer l’avancement des projets en cours
• Identifier les obstacles potentiels et trouver des solutions
• Discuter des opportunités de développement professionnel
• Recueillir des feedbacks sur le fonctionnement de l’équipe

Élaborer une structure flexible

Une structure d’entretien bien pensée permet d’aborder tous les sujets importants tout en laissant place à la spontanéité. Le manager peut préparer un canevas d’entretien adaptable, avec des questions ouvertes pour encourager le dialogue.

Exemple de structure pour un entretien one-to-one de 30 minutes :

2. Créer un environnement propice à l’échange

Choisir un lieu approprié

L’environnement physique influence grandement la qualité de l’échange. Un espace calme et confortable favorise une discussion ouverte et sincère. Le manager doit éviter les lieux bruyants ou susceptibles d’être interrompus fréquemment.

Quelques options de lieux adaptés pour un entretien one-to-one :

• Une salle de réunion réservée à l’avance
• Un espace de détente au sein de l’entreprise
• Un café calme à proximité du bureau
• Une promenade en extérieur, si le temps le permet

Instaurer une atmosphère détendue

Une ambiance décontractée encourage le collaborateur à s’exprimer librement. Le manager peut commencer par une conversation informelle pour mettre son interlocuteur à l’aise. Il doit également veiller à son langage corporel, en adoptant une posture ouverte et attentive.

Pour créer un climat de confiance, le manager peut :

• Offrir une boisson chaude au début de l’entretien
• Utiliser l’humour avec parcimonie pour détendre l’atmosphère
• Montrer de l’empathie face aux préoccupations exprimées
• Éviter les interruptions en mettant son téléphone en mode silencieux

3. Développer des compétences d’écoute active

Pratiquer la reformulation

La reformulation permet de s’assurer que le message a été bien compris. Elle montre au collaborateur que son point de vue est pris en compte. Le manager doit reformuler régulièrement les propos de son interlocuteur avec ses propres mots.

Exemple de reformulation : Collaborateur : ‘Je me sens débordé par la charge de travail actuelle.’ Manager : ‘Si je comprends bien, vous ressentez une pression importante liée au volume de tâches à accomplir. Est-ce correct ?’

Poser des questions ouvertes

Les questions ouvertes encouragent des réponses détaillées et réfléchies. Elles permettent d’explorer en profondeur les sujets abordés. Le manager doit privilégier ce type de questions pour obtenir des informations riches et pertinentes.

Exemples de questions ouvertes efficaces :

4. Fournir un feedback constructif

Équilibrer critiques et encouragements

Un feedback équilibré motive le collaborateur à s’améliorer tout en reconnaissant ses efforts. Le manager doit veiller à souligner les points positifs avant d’aborder les axes d’amélioration. Cette méthode renforce la confiance et l’engagement du collaborateur.

Structure recommandée pour un feedback constructif : 1. Commencer par un point positif spécifique 2. Aborder l’axe d’amélioration de manière factuelle 3. Proposer des pistes concrètes pour progresser 4. Conclure sur une note encourageante

Proposer des pistes d’amélioration concrètes

Des suggestions précises et réalisables aident le collaborateur à progresser. Le manager doit formuler des recommandations adaptées au contexte et aux capacités de son interlocuteur. Il peut s’appuyer sur des exemples concrets pour illustrer ses propos.

Exemple de piste d’amélioration concrète : ‘Pour renforcer vos compétences en gestion de projet, je vous suggère de suivre la formation ‘Management Agile’ proposée par notre service RH. Elle vous donnera des outils pratiques pour mieux planifier et suivre l’avancement de vos projets.’

5. Assurer un suivi post-entretien

Documenter les points clés discutés

Une trace écrite des échanges facilite le suivi des actions et des progrès. Le manager doit synthétiser les principaux points abordés et les décisions prises pendant l’entretien. Ce document servira de référence pour les prochaines rencontres.

Éléments à inclure dans le compte-rendu d’entretien :

• Date et durée de l’entretien
• Sujets principaux discutés
• Objectifs fixés et échéances associées
• Actions à entreprendre (par le manager et le collaborateur)
• Points à aborder lors du prochain entretien

Planifier les actions à entreprendre

Un plan d’action clair guide le collaborateur vers l’atteinte de ses objectifs. Le manager doit définir avec son interlocuteur les étapes concrètes à suivre après l’entretien. Il fixe également des points de contrôle réguliers pour évaluer les progrès réalisés.

Exemple de plan d’action post-entretien : 1. Inscription à la formation ‘Management Agile’ (délai : 1 semaine) 2. Mise en place d’un tableau de bord de suivi de projet (délai : 2 semaines) 3. Point d’étape sur l’utilisation des nouvelles méthodes (délai : 1 mois) 4. Évaluation des résultats et ajustements (délai : 3 mois)